Tutorial - Cómo validar los RFC de los empleados con el SAT

Se recomienda validar la información de todos tus empleados registrados ante el SAT para evitar errores en el timbrado de nómina. A continuación, te compartimos los pasos a realizar:

Información importante

Para realizar las validaciones de la información de tus empleados, utiliza únicamente los sitios oficiales del SAT.

1. En Nominax, ejecuta el Reporte – Validación Masiva RFC, Nombre y CP para obtener el archivo a importar con el que se hará la validación.

2. Una vez descargado el archivo con los datos registrados en Nominax, ingresa al Portal del Servicio de Administración Tributaria mediante el enlace sat.gob.mx. Da clic en la opción Trámites del RFC, dirígete a la sección Validación del RFC y selecciona Valida en línea RFC´s uno a uno o de manera masiva hasta 5 mil registros. En pantalla se mostrará información acerca del proceso, da clic en EJECUTAR EN LÍNEA.

3. Una vez en el sitio Escriba el código de la imagen considerando números, letras mayúsculas y minúsculas y da clic en Aceptar.

4. En el sitio, es muy importante que marques la casilla de Validar RFC, nombre denominación o razón social y CP (1) y después da clic en la opción Validación masiva de RFC, Nombre y Código Postal (2).

5. Selecciona el archivo ValidaciónMasiva descargado desde Nominax y da clic en Validar.

6. Automáticamente, se descargará el archivo RESPUESTA_SAT_RFC con los resultados de la validación para cada contribuyente, los cuales pueden ser:

RFC válido, y susceptible de recibir facturas: Inscrito en el RFC.
RFC válido, no susceptible de recibir facturas: Inscrito en el RFC, pero no se encuentra activo.
RFC no registrado en el padrón de contribuyentes: La estructura del RFC está bien conformada, pero no está inscrito en el RFC.
Estructura del RFC incorrecta: La longitud del registro no cumple con las especificaciones de contener 12 caracteres para personas morales o 13 caracteres para personas físicas, también pueden contener espacios en blanco.
El nombre, denominación o razón social no coincide con el registrado en RFC: Este error se presenta cuando en el archivo se captura el nombre empezando por el apellido. Para solucionarlo, agrega el nombre completo de acuerdo con la constancia del SAT empezando con nombre y después apellidos.

Ejemplo:

7. Para finalizar, da clic en Terminar.

Información adicional

Si cuentas con registros donde se obtuvieron resultados diferentes a RFC válido, y susceptible de recibir facturas dirígete a actualizar los datos fiscales de esos empleados, consulta el artículo ¿Cómo agregar los Datos registrados ante el SAT de mis empleados?

Consulta la Guía Validación del RFC en línea de uno hasta 5 mil registros.

Posibles Errores

Si al validar de forma masiva la respuesta del SAT es “Estructura del RFC incorrecta” en todos los empleados, pero al validarlos de forma individual son válidos, es probable que no se hayan marcado las casillas correspondientes (1 y 2) indicadas en el paso 4.

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